Strategi Pengelolaan Aset

Strategi Pengelolaan Aset

Strategi adalah rencana tingkat umum yang ditetapkan oleh manajemen sebagai panduan bagaimana organisasi bermaksud untuk mencapai tujuan-tujuannya. Sedangkan strategi manajemen aset adalah proses yang berkelanjutan untuk menentukan rentang dan tingkat aset yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis (Clarence Valley Council, 2007). Review manajemen aset strategis adalah awal dari sebuah proses peningkatan manajemen aset yang berkelanjutan untuk memastikan manajemen yang mampu memberikan layanan yang berkualitas. Hal ini dapat dibangun secara efektif dengan manajemen aset yang mengkombinasikan manajemen, keuangan, ekonomi, teknik dan praktek lainnya untuk aset tersebut.

Government of South Australia (1999) menyebutkan bahwa keputusan dan praktek pengelolaan aset harus ditentukan oleh fakta bahwa aset yang diperoleh untuk mendukung penyediaan layanan kepada pelanggan. Menurut Pass 55-1 (2008) bahwa organisasi harus menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan dan memelihara strategi manajemen aset jangka panjang yang akan disahkan oleh manajemen puncak. Strategi manajemen aset harus melingkupi:

1.     Berasal dari kebijakan pengelolaan aset dan rencana strategis organisasi;

2.      Konsisten dengan kebijakan dan strategi organisasi;

3.      Mengidentifikasi dan mempertimbangkan persyaratan stakeholder yang relevan;

4.      Mempertimbangkan persyaratan manajemen siklus hidup aset;

5.      Memperhitungkan risiko aset aset terkait dan criticalities sistem aset;

6.      Mengidentifikasi fungsi, kinerja dan kondisi sistem existing asset dan important asset;

7.      Menyatakan fungsi, kinerja dan kondisi sistem aset yang ada, baru dan aset penting yang diinginkan di masa depan, pada rentang waktu sejalan dengan sumberdaya manusia dari rencana strategis organisasi;

8.      Jelas menyatakan metode pendekatan dan prinsip dimana aset dan sistem aset akan dikelola;

9.      Memberikan informasi, arahan dan bimbingan yang cukup agar tujuan pengelolaan aset dan rencana pengelolaan aset yang akan diproduksi;

10.  Termasuk kriteria untuk mengoptimalkan dan memprioritaskan tujuan pengelolaan aset dan rencana;

11.  Dikomunikasikan kepada semua pihak terkait, termasuk penyedia layanan kontrak, di mana ada persyaratan bahwa orang-orang ini dibuat sadar manajemen aset kewajiban strategi terkait;

Strategi manajemen aset akan menentukan wewenang dan tanggung jawab untuk tindakan sehubungan dengan kegiatan pengelolaan aset. Strategi manajemen aset menyediakan pendekatan yang komprehensif untuk pengelolaan aset infrastruktur dan lahan dengan mengidentifikasi dan menanggapi sejumlah driver bisnis internal dan eksternal yang dihadapi manajemen.

Kerangka strategi manajemen aset bertujuan untuk memastikan informasi pengambilan keputusan oleh manajer yang berinvestasi dan mengelola aset yang membantu mencapai tujuan penyampaian layanan dari sebuah instansi. Keputusan manajemen aset harus didasarkan pada evaluasi yang tepat yang memperhitungkan semua biaya dan manfaat selama umur aset, dan menggabungkan analisis eksplisit dan penentuan tingkat risiko yang dapat diterima. Kerangka strategi manajemen aset termasuk beberapa perubahan signifikan untuk kebijakan dan praktek yang saat ini, tanpa terlalu memperbaiki laporan unit atau bagian yang diperlukan atau prosedur birokrasi. Perubahan-perubahan yang dari kebijakan dan praktek tersebut adalah:

1)   Strategic Asset Plan

Strategic Asset Plan akan dihubungkan dengan keberadaan yang diperlukan untuk unit atau bagian yang memberikan capital investment plans dan asset disposal plans dan termasuk suatu pelaporan yang diperlukan untuk menjaga pengeluaran. Gambar merupakan asset planning process yang diadaptasi dari buku bahan ajar strategi pengelolaan aset, Priyatiningsih (2012).

Proses perencanaan aset pada gambar terdiri dari dua tahapan pokok yaitu perencanaan dan pengimplementasian. Pada tahapan perencanaan hasilnya adalah formulation strategic asset planning yang terbentuk karena adanya analisis kesenjangan (Gap Analysis) dari review of existing asset dengan ideal asset mix. Kondisi kesenjangan muncul ditunjukkan melalui demonstrasi dari aset phisik dalam proses perencanaan bisnis dengan mempertimbangkan non asset solution.

      Sumber : Department of Treasury and Finance- Western Australia-2005 dalam Buku Bahan Ajar Strategi Pengelolaan Aset, Priyatiningsih, 2012

Gambar 2.5 Strategic Asset Planning

2)   Maintenance Plan

Perhatian yang besar diberikan pada isu pengeluaran pemeliharaan dalam pengembangan anggaran tahunan, unit atau bagian akan memerlukan informasi termasuk pada pengeluaran pemeliharaan dalam strategic property plan.

3)   Asset Condition Assesment

Memberi unit atau bagian data-data yang diperlukan guna mengevaluasi kinerja aset dan mengembangkan rencana pemeliharaan yang di teliti.

4)   Project Definition Plans

Mekanisme untuk meningkatkan ketelitian dalam proses investasi modal.

5)   Asset Disposal

Penghapusan properti yang nyata akan dikoordinasikan melalui administrasi clearing house dengan departemen dari perencanaan dan infrastruktur.

Pengembangan Strategi Pengelolaan Aset

Pembentukan strategi merupakan hal yang sangat penting dalam kegiatan pengelolaan aset. Seperti yang dikemukakan oleh Bernardz dalam Maharani (2012) bahwa Strategic Asset Management (SAM) adalah suatu model baru untuk mengekstraksi nilai dari aset-aset produksi. Konsep dasar SAM adalah penggunaan sumber daya secara total untuk keunggulan berkompetisi. SAM mencakup prediksi penjualan sampai pada perencanaan produksi, dan berakhir pada serahan produk ke pelanggan. SAM juga meliputi pengelolaan investasi kapital terhadap program peningkatan ROA (Return On Assets) jangka panjang.

Hariyono (2007) berpendapat bahwa proses pengembangan strategi aset mengilustrasikan 4 tahap pendekatan dalam melakukan strategi aset:

1.      Menentukan kebutuhan aset dengan mengacu pada pelayanan/jasa;

Dalam perumusan strategi aset, kegiatan penentuan kebutuhan aset merupakan langkah pertama yang harus dilakukan. Keputusan manajemen aset yang menyangkut pengadaan, penggunaan, pemeliharaan dan penghapusan aset dibuat dalam suatu kerangka perencanaan pelayanan dan finansial yang terintegrasi dan dalam konteks kebijakan dan prioritas alokasi seluruh sumber daya. Kebutuhan akan suatu aset secara langsung berhubungan dengan ketentuan pelayanan. Perencanaan aset  meliputi penilaian terhadap aset yang telah ada dan perencanaan pengadaan dibandingkan dengan kebutuhan penyediaan pelayanan. Strategi tersebut didasarkan pada analisis kebutuhan dan review bagaimana pelayanan yang sekarang ini diberikan. Alternatif pelayanan perlu dievaluasi dari segi finansial, ekonomi, sosial, dan lingkungan.

2.   Mengevaluasi aset yang ada (existing asset) dalam hal kapasitas untuk mendukung penyediaan pelayanan;

Evaluasi atas aset yang telah ada dilakukan untuk menentukan apakah kinerja aset tersebut memadai untuk mendukung strategi penyediaan pelayanan yang telah ditentukan. Evaluasi program pelayanan mencakup evaluasi atas kinerja aset. Kinerja aset ditinjau ulang (review) secara rutin dengan pembanding praktik terbaik (best practice) untuk mengidentifikasi aset yang kinerjanya buruk, atau membutuhkan biaya terlalu tinggi untuk dimiliki atau dioperasikan. Review ini juga memungkinkan dilakukannya alih investasi dalam aset. Evaluasi hendaknya dapat menemukan aset yang memiliki kapasitas berlebih, atau melebihi kebutuhan. Aset yang dipelihara secara tidak memadai dapat menimbulkan potensi risiko keamanan atau kesehatan, mengganggu pelayanan utama, atau menimbulkan pengeluaran tak terduga untuk perbaikan kerusakan.

3.      Melakukan analisis kesenjangan (gap analysis) antara aset yang ada dengan aset yang dibutuhkan;

Proses ini membandingkan antara aset yang dibutuhkan dengan aset yang sedang digunakan dalam kegiatan pelayanan. Dengan dilakukannya kegiatan analisis kesenjangan ini, organisasi dapat mengidentifikasi beberapa hal, diantaranya:

a.  Aset yang ada, masih diperlukan dan masih mampu (capable) dalam mendukung penyediaan pelayanan.

b.  Aset yang ada, yang masih dibutuhkan tetapi berada di bawah standar dan memerlukan perbaikan guna memenuhi kebutuhan penyediaan pelayanan.

c.  Aset yang berlebih (surplus) untuk penyediaan pelayanan dapat dihapuskan.

d. Aset yang harus dihapuskan untuk memenuhi kebutuhan penyediaan pelayanan.

4.      Menyusun strategi aset yang berisikan rencana pengadaan, operasi, pemeliharaan, dan penghapusan.

Untuk mengembangkan sistem dan proses guna mendukung penyusunan strategi aset lima tahun kedepan yang meliputi pengadaan, pemeliharaan, perbaikan, alokasi, dan penghapusan, secara bersamaan menggunakan penyertaan modal dan biaya operasi. Suatu pendekatan terintegrasi terhadap perencanaan dan manajemen aset memungkinkan entitas untuk memberikan pelayanan berbasis aset yang berkualitas secara efisien dan efektif.

Clarence Valley Council. 2007. Asset Management Strategy. Version 1.03, August 2007. Jeff Roorda & Associates. www.jr.net.au

Government of South Australia. 1999. Strategic Asset Management Framework, 2nd Edition, Achieving Better Value For South Australians From Our Investment In State Assets. Treasury and Finance. ISBN 0 7308 0724

Hariyono, Arik.(2007).Prinsip & Teknik Manajemen Kekayaan Negara. Jakarta: Departemen Keuangan Republik Indonesia Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Umum

Maharani, Rahmadita. 2012. Tugas Akhir: Strategi Perancangan Optimasi Pemanfaatan Aset Lahan Dan Bangunan Kantor Unit Pemasaran III Cabang Bandung PT Pertamina (Persero). Bandung: Politeknik Negeri Bandung

PAS 55-1 and PAS 55-2 Asset Management. 2008. British Standards Institution. ISBN: 978 0 580 50976 6. www.bsi-global.com

Priyatiningsih, Katharina. 2012. Bahan Ajar Strategi Pengelolaan Aset. Bandung: Politeknik Negeri Bandung